Benin: Administrative Associate. GS 6. UNICEF COTONOU- BENIN

UNICEF works in some of the world’s toughest places, to reach the world’s most disadvantaged children. To save their lives. To defend their rights. To help them fulfill their potential.

Across 190 countries and territories, we work for every child, everywhere, every day, to build a better world for everyone.

And we never give up.

RFECRUTEMENT D'UN(E) ASSOCIE(E) ADMINISTRATIF(VE) - UNICEF COTONOU - BENIN

Titre du poste :Associé(e) Administratif(ve) Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée Niveau du poste : G6Durée : Un (01) an renouvelableDate de début du contrat :02Août 2018Lieu affectation : Cotonou, BéninDate de clôture : Lundi 25 juin 2018 à 14h00 GMT (15H heure de Cotonou)

1- OBJET DU POSTE: Sous la supervision générale de l’Associée Principale à l’Administration, le titulaire du poste est responsable de l’exécution d’une grande variété de tâches administratives standardisées au profit de différentes sections qui ont besoin d’une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratives de l’UNICEF.A cette fin, le besoin de projeter l’image d’un fournisseur de service crédible et sûr est impératif pour sauvegarder la qualité des processus et l’impact du travail accompli impacte directement la réputation de l’équipe en termes de réaction positive aux besoins des clients et de qualité du processus d’exécution.

2- PRINCIPALES ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITES 2.1. Supervision des chauffeurs du Bureau Appui - Organiser des réunions périodiques avec les chauffeurs pour discuter de leurs préoccupations et y trouver des solutions appropriées - Attribuer des véhicules aux chauffeurs et s’assurer qu’ils font régulièrement et de façon appropriée la réparation, l’entretien et la maintenance préventive des véhicules du Bureau ; - Affecter des chauffeurs à la mise en œuvre des missions de terrain du Programme ; préparer et suivre mensuellement le plan des missions de terrain ; - Assigner d’autres tâches aux chauffeurs en cas de nécessité ; - Revoir et approuver les demandes d’heures supplémentaires des chauffeurs ; - Fournir des conseils/orientations et s’assurer que les chauffeurs passent régulièrement en revue les 20 principes de conduite et se conforment avec les exigences de sûreté et de sécurité relatives à l’usage des véhicules du Bureau.

2.2Gestion des véhicules du bureau et du carburant

• Assurer que les exigences du pays en matière de vignettes des véhicules soient respectées et obtenir la documentation nécessaire pour l’achat, l’enregistrement, la location, la possession et la destruction des véhicules. - Faire le suivi du statut de l’inspection annuelle de sûreté des véhicules, les visites techniques et veiller à ce que l’assurance du tierssoit renouvelé à temps
• Faire le suivi de la conformité des véhicules au MOSS (Système de Sécurité Minimale Opérationnelle ???) et assurer que les actionscorrectives appropriées sont mises en œuvre à temps ; - Veiller à ce que les véhicules sont parqués en toute sécurité s’ils ne sont pas fonctionnels, suivre régulièrement le remplissagecomplet du livret de bord pour toutes les missions ; - Analyser et suivre fréquemment l’utilisation du carburant par les véhicules du parc automobile (cuve et coupons de carburant), les groupes électrogènes du bureau. Rapporter en temps dû toute situation spécifique au superviseur ; - Développer et suivre le nettoyage des véhicules, le plan de maintenance préventive et préparer des rapports mensuels sur les kilomètres parcourus, la consommation du carburant et les coûts opérationnels associés ;
• Assister le superviseur dans la conduite des analyses de coût en vue de faire des recommandations idoines pour la destruction ou le remplacement des pièces.

3.3 Contrôle de Gestion - Faire le suivi régulier du fonctionnement correct du système de contrôle des équipements et établir des rapports fréquents d'incidents; - Produire des rapports hebdomadaires et/ou mensuels et mettre à jour convenablement les données ; - Assurer la liaison avec l’Unité ICT pour l’activation et la désactivation des badges.

2.4 Tâches administratives - Garder les copies dures et électroniques des fichiers administratifs, mettre à jour les bases de données pour assurer les enre- gistrements, la sauvegarde ou la destruction des informations confidentielles ; - Assister le superviseur dans les aménagements sécuritaires et mener les actions administratives y afférentes ; - Accomplir d’autres tâches jugées nécessaires.

3- QUALIFICATIONS MINIMALES ET APTITUDES REQUISES

3.1Qualifications minimalesrequises Diplôme universitaire de niveau BAC+2 au moins en Administration ou Gestion.

3.2 Expériences et aptitudes : Au moins Six (06) ans d’expériences dans le domaine de l’administration, de l’assistanat/Secrétariat ou de gestion.

3.3 Connaissances linguistiques Une bonne maîtrise du Français et de l’anglais écrit et parlé est requise. La connaissance d’une ou plusieurs des langues locales du pays est vivement souhaitée.

3.4 Connaissances informatiques : - Avoir une excellente connaissance de l’informatique et de ses applications - Une bonne maitrise des logiciels d’utilisation courante (Word, Excel, Powerpoint) et leur exploitation - La connaissance et l’utilisation pratique d’Internet, des outils courants de recherche et de la messagerie Outlook sont également nécessaires.

3.5 Compétences requises• Compétences de base : La communication ; le travail en équipe, l’engagement et la recherche de résultats.• Compétences fonctionnelles : esprit d’analyse ; apprentissage et recherche ; Observance des instructions et procédures

4- MODALITES DE SOUMISSION DES CANDIDATURES

Les personnes intéressé(e)s par le présent appel à candidatures sont priées de postuler/déposer leurs candidatures en ligne, sur la plateforme de recrutement d'UNICEF où le présent avis, est publié : https://www.unicef.org/about/employ/?job= Les candidatures, uniquement reçues en ligne, sur la plateforme de recrutement d’UNICEF, (adresse ci-dessus), devront être constituées de: 1- d’une lettre de motivation adressée à Monsieur le Représentant Résident/ UNICEF BENIN, 2- d'un P11 (formulaire des Nations Unies), 3- de la copie scannée du diplôme requis et des attestations d’expériences requises.

Délai de dépôt des cnauidatures:

Le délai de dépôt des candiatures et fixé au Lundi 25 Jin 2018 à 14h00 GMT ( 15h DE COTONOU)

Les candidatures féminines qualifiées sont vivement encouragées.

Unicef BENIN se réserve le droit de ne pas donner suite àcet appel àcandidature, sans préjidice d'aucune sorte.

For every Child, you demonstrate…

UNICEF’s core values of Commitment, Diversity and Integrity and core competencies in Communication, Working with People and Drive for Results.

The technical competencies required for this post are….

View our competency framework at

http://www.unicef.org/about/employ/files/UNICEF_Competencies.pdf

UNICEF is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages all candidates, irrespective of gender, nationality, religious and ethnic backgrounds, including persons living with disabilities, to apply to become a part of the organization.

Remarks:

Mobility is a condition of international professional employment with UNICEF and an underlying premise of the international civil service.

Only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process.

UNICEF is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages qualified female and male candidates from all national, religious and ethnic backgrounds, including persons living with disabilities, to apply to become a part of our organization. To apply, click on the following link http://www.unicef.org/about/employ/?job=513653